pRIVacy statement

Totaal-Incasso B.V. verwerkt persoonsgegevens. Wij willen jou hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Totaal-Incasso B.V.

1. Begripsbepaling

In dit Privacy Statement worden de volgende begrippen gebruikt.

• AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming
• Persoonsgegevens: Gegevens die direct of indirect iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld jouw naam en adres, maar ook financiële gegevens.
• Verwerken: Alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken, delen en verwijderen van jouw gegevens uit onze administratie.
• Opdrachtgevers: Organisaties die met ons een (incasso)overeenkomst hebben gesloten.
• Debiteuren: De opdrachtgevers/klanten van onze opdrachtgevers.
• (Incasso)overeenkomst: De overeenkomst tussen ons en onze opdrachtgevers waarin is bepaald onder welke voorwaarden wij (incasso)diensten verrichten.
• Vorderingen: Vorderingen van opdrachtgevers op haar debiteuren uit hoofde van de door opdrachtgevers geleverde producten en/of diensten.
• Verwerkingsverantwoordelijke: Degene die het doel en de middelen van het verwerken van persoonsgegevens vaststelt in de zin van de AVG. Degene die feitelijk bepaalt wat er met de gegevens gebeurt.
• Betrokkenen: Natuurlijke personen, zijnde opdrachtgevers of debiteuren waarvan wij gegevens verwerken.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Totaal-Incasso is Verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van Persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacy Statement. Totaal-Incasso is statutair gevestigd te Purmerend en ingeschreven in het handelsregister met nummer 91508657. Bezoekadres: Oude weg 107-1, 2031 CC te Haarlem.

3. Van wie verwerkt Totaal-Incasso persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

• Debiteuren;
• (Potentiële) Opdrachtgevers.

Als jouw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers aan ons doorgeeft, ben je verplicht de medewerkers hierover te informeren. Je kunt dit privacy statement aan hen geven. De medewerkers kunnen dan zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.

4. Van wie ontvangt Totaal-Incasso persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens van:

• Debiteuren;
• (Potentiële) Opdrachtgevers in het kader van de (incasso)overeenkomst;
• Openbare bronnen en externe dienstverleners zoals deurwaarders, advocaten, kredietinformatiebureaus en andere incassopartners.

Voor zover onze opdrachtgever zelf de doelen en de middelen van de gegevensverwerking van de persoonsgegevens van haar relatie vaststelt, is onze opdrachtgever zelf de verwerkingsverantwoordelijke van die persoonsgegevens. Indien dit schriftelijk is overeengekomen, zal Totaal-Incasso deze persoonsgegevens in opdracht van haar opdrachtgever als “verwerker” verwerken. Ook als “verwerker” zal Totaal-Incasso naar beste vermogen zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

5. Welke Persoonsgegevens verwerkt Totaal-Incasso?

Wij verwerken de navolgende categorieën van persoonsgegevens:

Debiteuren:

• NAW-gegevens;
• Geboortedata en geslacht;
• Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
• Gegevens omtrent te leveren / geleverde producten of te verstrekken of verstrekte dienstverlening;
• Factuurbedragen;
• Bankrekeningnummers;
• E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
• Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken

(potentiële) Klanten:

• NAW-gegevens;
• Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
• BTW nummers;
• Bankrekeningnummers;
• E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
• Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

6. Verwerkt Totaal-Incasso ook bijzondere persoonsgegevens?

Totaal-Incasso verwerkt alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je ons dat vraagt.

7. Waarom heeft Totaal-Incasso persoonsgegevens nodig?

Wij verwerken Persoonsgegevens voor zover deze noodzakelijk zijn en samenhangen met onze dienstverlening. Wij verwerken persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

7.1. Credit Management
Wat houdt dit doel in?
De dienstverlening van Totaal-Incasso is er op gericht ervoor te zorgen dat de uitstaande facturen van haar opdrachtgevers zo snel als mogelijk betaald worden. Totaal-Incasso zorgt voor effectief credit management door een synergie tussen preventie en incasso, bestaande uit onder meer:

• Het controleren van de juistheid van de door opdrachtgevers aangeleverde documenten;
• Het versturen van herinneringen, aanmaningen en sommaties aan debiteuren om vorderingen te incasseren;
• Het adviseren van opdrachtgevers over het nemen van verdere (gerechtelijke) stappen;
• Het completeren van volledige dossiers ten behoeve van het gerechtelijke traject;
• Het verwerken van retourinformatie van debiteuren ten behoeve van een correcte en volledige afhandeling;
• Het afrekenen van vorderingen aan opdrachtgevers

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
Van (potentiële) opdrachtgevers: 

• NAW-gegevens;
• Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
• BTW nummers;
• Bankrekeningnummers;
• E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
• Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

Van debiteuren:

• NAW-gegevens;
• Geboortedata en geslacht;
• Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
• Gegevens omtrent te leveren / geleverde producten of te verstrekken of verstrekte dienstverlening;
• Factuurbedragen;
• Bankrekeningnummers;
• E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
• Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

7.2 Verificatie van de Debiteur bij verzoek om inzage, verwijdering, verbetering, aanvulling, of afscherming van persoonsgegevens
Wat houdt dit doel in?
Indien een Debiteur inzage in, of verwijdering, verbetering, aanvulling, of afscherming van zijn/haar persoonsgegevens wenst, controleren wij aan de hand van een kopie van een paspoort of identiteitsbewijs of het verzoek daadwerkelijk door de debiteur in kwestie is gedaan. Zodra de identiteit van debiteur is geverifieerd, wordt de kopie van zijn/haar paspoort of identiteitsbewijs vernietigd.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?

• Kopie paspoorten of identiteitsbewijzen (met doorhaling BSN en pasfoto).

7.3 Verificatie van de (potentiële) opdrachtgever bij het aangaan van de (incasso)overeenkomst
Wat houdt dit doel in?
Indien een (Incasso)overeenkomst met opdrachtgever wordt gesloten, controleren wij of deze door degene die daartoe bevoegd is, is ondertekend.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?

• NAW-gegevens;
• Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel

7.4 Het verbeteren en waarborgen van de kwaliteit van onze dienstverlening
Wat houdt dit doel in?
Om je goed van dienst te blijven zijn, werken wij voortdurend aan de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?

• NAW-gegevens;E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
• Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken;
• Incassogeschiedenis.

7.5 Voor promotie- en marketingdoeleinden
Wat houdt dit doel in?
Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuw product dat mogelijk interessant voor je is. Of om beter op jouw wensen te kunnen inspelen.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?

• NAW-gegevens;
• E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
• Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

Wil je niet benaderd worden voor commerciële doeleinden dan kun je dit aangeven door een e-mail te sturen naar info@totaal-incasso.nl

8. Archiefdoeleinden.

Wij archiveren niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat zij alleen nog maar bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt. Willen wij jouw persoonsgegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren, dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat.

9. Op welke rechtsgrond verwerkt Totaal-Incasso persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens met name omdat die verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de (incasso)overeenkomst en de overeenkomst tussen opdrachtgever en debiteur. Ook verwerken wij persoonsgegevens omdat die verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Totaal-Incasso.

10. Aan wie verstrekt Totaal-Incasso persoonsgegevens?

Soms schakelen wij derden in die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter uitvoering van de (incasso)opdracht (denk aan: advocaten, deurwaarders en anders incasso-partners) of voor verhaalsinformatie doeleinden. Aan een derde wordt de opdracht slechts verstrekt indien zij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft getroffen en geheimhouding van uw persoonsgegevens garandeert.

11. Hoe lang bewaart Totaal-Incasso persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. De verwerking duurt voort zoals als noodzakelijk is voor het innen van de vordering en het afhandelen van eventuele geschillen met betrekking tot vorderingen dan wel zoveel langer als nodig is gelet op een wettelijke bewaarplicht. Na afloop van de voornoemde termijn kunnen de persoonsgegevens voor onbepaalde tijd worden gearchiveerd te behoeve van geschillenbeslechting, statisch of historisch onderzoek of archiefbeheer. De wettelijke bewaartermijn voor het bewaren van een debiteurenadministratie is 7 jaar.

12. Hoe beveiligt Totaal-Incasso persoonsgegevens?

Totaal-Incasso heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Binnen Totaal-Incasso kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

13. Kan ik zien welke persoonsgegevens Totaal-Incasso van mij verwerkt?

Ja, je hebt – met redelijke tussenpozen – recht op inzage. Je kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over je zijn verwerkt via info@totaal-incasso.nl. Mochten de gegevens niet kloppen of vindt u het niet nodig dat ze zijn verwerkt, dan kun je een verzoek indienen tot wijziging, aanvulling of verwijdering via info@totaal-incasso.nl. Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je eveneens indienen via voormeld e-mailadres. Wij zullen je dan spoedig van een reactie voorzien. Om jouw identiteit vast te kunnen stellen, verzoeken wij je verzoek te voorzien van een deugdelijke kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs. Wij verzoeken je om BSN en pasfoto af te schermen. Voor zover je dat niet zelf doet, zullen wij dat doen.

14. Kan Totaal-Incasso dit Privacy Statement wijzigingen?

Totaal-Incasso behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement, vanwege nieuwe ontwikkelingen. Het verdient daarom aanbeveling dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen.