Klachtenregeling Totaal Incasso voor debiteuren

Deze klachtenregeling is een klachtenregeling zoals verplicht gesteld in de Wet kwaliteit incassodienstverlening en geldt voor alle debiteuren van Totaal Incasso. De klachtenregeling voor opdrachtgevers van Totaal Incasso is opgenomen in de overeenkomst die bij aanvang van de dienstverlening is afgesloten en wordt op aanvraag nogmaals verstrekt.

Algemeen

Wij streven ernaar om te voorzien in een goede dienstverlening. Het kan echter toch voorkomen dat er een klacht ontstaat. Indien u een klacht heeft over onze dienstverlening, dan horen wij dit graag. Wij zullen uw klacht dan in behandeling nemen.

Hieronder geven wij stap voor stap onze klachtenprocedure weer. Zo heeft u een duidelijk beeld van wat u van ons kunt verwachten. Ons doel is altijd om samen tot een oplossing te komen.

Indienen van een klacht

Indien u een klacht wil indienen dan kan dat schriftelijk door uw klacht per post te versturen naar het adres Oudeweg 107-1 2031 CC te Haarlem. Of per email naar klacht@totaal-incasso.nl

Uw klacht bevat in elk geval de volgende gegevens:

• Uw volledige naam
• Uw adres- en contactgegevens
• Een dagtekening
• Een duidelijke omschrijving van de klacht
• Voor zover bekend, melding maken van de medewerker binnen Totaal Incasso, waarop de klacht betrekking heeft
• De datum of tijdsperiode waarin deze klacht zich heeft voorgedaan
• Alle relevante documenten die kunnen voorzien in de bewijsvoering

De klacht dient in de Nederlandse taal geschreven te zijn.

Uw klacht dient u schriftelijk te richten aan de contactgegevens zoals hierboven omschreven. Totaal Incasso heeft het recht om een klacht die op andere wijze is ingediend, niet in behandeling te nemen.

Registratie

Uw klacht wordt na ontvangst door ons geregistreerd.

Binnen 2 werkdagen ontvangt u van ons een bevestiging van ontvangst van de klacht en de registratie daarvan. Bij ontvangst van uw klacht registreren wij de volgende gegevens:

• Uw volledige naam
• Uw adres- en contactgegevens
• Uw dossiernummer
• Ontvangst- en registratiedatum van de klacht
• Een omschrijving van de klacht en voor zover bekend de medewerker waarop de klacht betrekking heeft.

Behandeling

De Directie beoordeelt na registratie of de klacht in behandeling wordt genomen. Mocht uw klacht niet in behandeling worden genomen dan wordt u hierover binnen 5 dagen geïnformeerd.

We kunnen besluiten om de afhandeling van de klacht af te wijzen indien:

• De klacht betrekking heeft op een gedraging waarover eerder een klacht is ingediend en waarvan de afhandeling reeds heeft plaatsgevonden.
• De klacht heeft betrekking op een gedraging die langer dan 6 maanden geleden plaatsvond.
• De klacht is al voorgelegd aan het oordeel van een rechterlijke instantie.

Bij behandeling van de klacht kunnen wij u, indien nodig, om aanvullende informatie vragen. Vervolgens vragen wij de medewerker waarop de klacht betrekking heeft om te reageren op uw klacht en op de vragen van de Directie met betrekking tot uw klacht. Het kan voorkomen dat we gedurende deze fase alsnog samen tot een oplossing komen, wij zullen de klacht dan op informele wijze afhandelen.

Afhandeling klacht

Op het moment dat de Directie alle standpunten heeft verzameld, zal de Directie een besluit nemen betreffende uw klacht. U ontvangt de beslissing van de Directie binnen 4 weken na bevestiging van ontvangst van uw klacht.

Deze termijn kan eenmalig met een termijn van 2 weken worden verlengd. Van de verlenging ontvangt u een schriftelijke mededeling.

Het afhandelen van uw klacht doen wij door u schriftelijk gemotiveerd kennis te geven van het onderzoek van de Directie naar uw klacht en eventuele conclusies die daaraan verbonden worden. De kennisgeving wordt geformuleerd in duidelijke en begrijpelijk taal.

Behandeling geschillen

Bent u na afhandeling van uw klacht niet tevreden dan heeft u de mogelijkheid om een geschil in te dienen bij:

KifiD

Postbus 93257

2509 AG Den Haag

KifiD zal het geschil aan de hand van hun geschillenregeling afhandelen.

Kosten

U bent geen vergoeding verschuldigd voor eventuele kosten die gemaakt worden bij de afhandeling van de klacht.